sxt66329的部落格

近日，稽核群內有提及「請問核決權限表變更額度一定要通過董事會嗎？」
個人在群內回答「依準則第8條第七項之職務授權項目，故公司如何授權，會制定核決權限，此制度在IPO階段，券商及會計師要求比照內控制度審核方式，呈董事會核准，故視同內控制度之第8條範圍內控制必要文件。」
而這涉及到內控制度之授權情形，在整篇內控準則沒有很明確規範在那裡可查核，核決權限表之訂定。故當時，在查閱了準則及問答集，其中，職務代理作業會比較接近，而職務代理查核，卻是整個內控制度中重要但比較少人去注意，故本文就是來探討。

查核職務代理作業，必須要先取得組織圖，以及各部門職掌，才能釐清各部門管轄範圍及授權情形。而職務代理便是人員一旦不在公司時，其授權代理執行事務之制度，故查核職務代理清冊，便是普遍會去查核。

我們再延伸職務代理制度，會去抽核當出差、請假之代理人簽核是否依照清冊執行，便是會確認職務代理是否貫徹。但是，事實是有依照規定執行嗎?大家心中會有疑問。

有些公司內控制度一個樣，實際又不是，常見代理制度缺失，就是埋藏在細節。當查核當事人已請假，其文件就會拖至隔天簽核，故此時需要查核二個指標：
1.公文作業是否依照時程簽核。
2.簽字是否用請假人簽核，尤其是日期不能為請假日。
3.用蓋章方式。
這現象是破壞代理人制度用意，讓接理制度無法落實，這現象普遍在老企業且家族經營心態公司經常犯錯。

這又延伸了是否將主管印章造冊之管理，這些主管經常不在公司，或是便宜行事交由屬下代而為之，幫主管蓋章應付稽核。若貴公司一堆中文字體不一、也有用英文的，不要懷疑，公司職務代理制度根本就是應付了事。

此事又延伸了授權沒管理，出了事互推責任，等出事了，核決權限表形同虛設、應付用，問題經常發生，找稽核協調開會卸責，不要來找我的心態。

這樣企業文化下來，制度成了應付心態，管理及風險存在許久，所以，此作業是內控根本所在，要做好查核工作才能解決問題。

2026/02/04補充

任何職務、簽核等，均需要配合人事公告一起查核，尤其在重組/交接期是最需要釐清簽核是否遵循公告時點，此避免簽核者早已異動，造成與公告內容不符，此為無效簽核，包含職務當責及職務代理人情形。

故查核此作業須有以下查核文件：
1.組織圖
2.部門職掌
3.職務代理清冊
4.主管印章清冊
5.公文處理時程規定
6.核決權限表
7.人事公告(2026/2/4補充)

勾稽作業有
1.請假人與代理人是否同時休假。
2.抽核出差、請假等日期內表單，勾稽是否代蓋章、拖時效簽核。
3.表單簽核勾稽主管印章清冊，是否有依照核決權限簽核。
4.表單之核決權限是否與組織圖、職掌配合。
5.表單簽核與人事公告日之簽核日期勾稽，含其附件是否有不符合情事。